Saber como fazer feedback é muito útil para melhorar sua comunicação com a equipe e obter resultados mais satisfatórios. No entanto, muitos não sabem como fazê-lo do modo adequado, o que acaba gerando efeitos negativos.

Se você também deseja saber como evitar esses erros que possam tornar o momento mais dramático para todos, basta continuar com a leitura desse conteúdo!

Como deve ser feito o feedback?

Quando feito de maneira correta, o feedback é ótimo para engajar os funcionários, melhorar o alinhamento cultural e ainda pode ser um fator crucial para retenção de talentos.

É importante que todos os gestores saibam como fazer um feedback bem feito. Se você ainda não sabe como, não perca as dicas logo abaixo!

 Crie atmosfera de segurança

O momento do feedback pode ser tenso para muitos funcionários, por essa razão é essencial criar uma atmosfera de segurança. E para isso, nada melhor do que conversar em um tom mais estável e cortês.

Isso torna a equipe mais receptiva à análise de seu trabalho, que também fica mais propensa a colocar as mudanças em prática. E seja qual for a circunstância, é sempre bom se colocar no lugar da outra pessoa, para tratá-la com polidez.

E tenha cuidado com o excesso de formalidade, uma postura muito rígida, vocabulário mais trabalhoso e expressões faciais sérias, podem fazer com que os funcionários adotem uma posição defensiva.

Ao invés disso, procure ter uma conversa séria, mas amistosa. Cumprimente cada um, não seja sério o tempo todo, explique qual a razão motivo da reunião, responda as dúvidas de quem tiver e só depois dê o feedback.

Se possível, você pode ler as emoções da pessoa que recebe a avaliação, para tentar adaptar melhor sua atitude de acordo com cada perfil.

Aja positivamente

Quando o assunto é avaliar o trabalho de alguém, o modo como você fala é tão importante quanto o que você fala. Isso significa que, mesmo se o objetivo for dar um feedback negativo para um funcionário, o ideal é fazê-lo de um modo mais leve e equilibrado.

Uma boa dica é, antes de começar com as avaliações, fazer um elogio a todos os funcionários. Começar com um feedback positivo, destacando as qualidades, faz com que a pessoa sinta-se mais à vontade e receptiva.

Seja específico

Conforme forem os objetivos de cada feedback, existem três categorias principais, que são:

• Reforço positivo;
• Feedback construtivo;
• Feedback negativo que destaca um comportamento que não pode continuar.

Os três têm em comum que, por trás de cada um, a mensagem principal a ser transmitida é de apoio no crescimento e desenvolvimento do profissional. O melhor modo de fazer isso é deixar claro no que o funcionário precisa se dedicar mais.

Evita ambiguidade em sua fala, seja claro e específico, se possível inclua sugestões práticas onde o funcionário poderá melhorar. A transparência e honestidade é um dos fatores cruciais para o sucesso da empresa e dos funcionários.

Diga o que deve ser dito, sem rodeios, sem eufemismos, sem elogios desnecessários e sem ocultar as verdadeiras percepções. Caso um funcionário esteja indo mal, ele precisa saber onde está errando.

Da mesma forma que um funcionário que está indo bem, merece ter o seu trabalho reconhecido e elogiado.

Seja firme, mas não perverso

Como dito, para dar um feedback é preciso ser claro e objetivo. O que não quer dizer que você deve deixar sua empatia e tolerância de lado, muito pelo contrário.

Esse é o momento ideal de colocar em prática tais aspectos. Por exemplo, quando for analisar uma atitude negativa de alguém, uma forma de tornar mais leve a pressão, é perguntar a perspectiva do funcionário sobre o fato.

Você também pode dar sugestões objetivas e específicas, deixando claro que ele poderá contar com sua ajuda para melhorar a sua atitude. E jamais repreenda alguém na frente de outras pessoas.

Criticar e ser duro com um funcionário na frente de toda equipe poderá ter um péssimo efeito em sua autoestima, o que atrasa sua evolução.

Faça um planejamento

Antes de falar com sua equipe, é preciso fazer um bom planejamento sobre o momento de feedback. Levante quais são os tópicos mais necessários e pense na melhor forma de dizer cada coisa.

Além disso, tenha em mente que a reunião do feedback também não pode ser muito longa e cansativa. Até porque, o objetivo é bem simples: dar um retorno para os seus funcionários, mostrar como estão os seus serviços, etc.

Você pode manter uma planilha onde irá marcar durante o dia a dia quais são os pontos importantes que devem ser mencionados durante a reunião, para não se esquecer de nada.

Plano de ação

Por fim, é importante alinhar com o funcionário quais as providências que ele pode tomar para superar suas dificuldades em certos pontos. Como cursos, treinamentos, entre outras formas de lidar com as situações.

Também é necessário sinalizar como os pontos fortes do funcionário encaixam-se em seus planos e quais são as outras habilidades que ele pode desenvolver melhor para crescer mais na empresa.

Quando e como devemos dar feedback aos colaboradores?

Quando é sobre uma questão em específico, quanto antes der o feedback, melhor será. Mas, é claro que há algumas exceções, como em situações difíceis que demandam maior carga emocional, um feedback mais tardio pode ser melhor.

De acordo com uma pesquisa da PricewaterhouseCoopers, a maioria dos funcionários gostariam de receber feedback diariamente ou até, semanalmente.

Embora o feedback tenda a ocorrer em conversas reservadas, ele também pode ser feito de maneira coletiva, como em uma reunião. Para que o gestor possa avaliar a performance da equipe como um todo.

Na maioria das vezes, essas reuniões ocorrem em momentos pontuais e pré-definidos. No entanto, quando surge alguma situação, ela também pode ser feita de um modo mais informal.

Quando e como deverá dar um feedback aos seus colaboradores, irá depender do motivo e situação. Caso seja algo que requer uma correção imediata, o ideal é que seja feito o quanto antes.

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